Daten­schutz – Man­dan­ten­in­for­ma­ti­on

Ver­ant­wort­li­cher

Für die Daten­ver­ar­bei­tung im Kon­text die­ser Sei­te zeich­net sich Bal­ta­sar Cevc ver­ant­wort­lich, sei­ne Kon­takt­da­ten fin­den sich im Impres­sum.

Ihre Rech­te

Sie kön­nen natür­lich jeder­zeit Aus­kunft über die Ihnen zuzu­ord­nen­den Infor­ma­tio­nen und deren Über­mitt­lung an Drit­te, ihre Kor­rek­tur und Löschung/Sperrung ver­lan­gen. Wir wei­sen hier­bei dar­auf hin, dass wir in der Regel kei­ne Mög­lich­keit haben, die gespei­cher­ten Daten Ihnen direkt zuzu­ord­nen (sie­he Details zu den Infor­ma­tio­nen oben), das heißt, dass wir für die Aus­kunft ver­mut­lich wei­te­re Infor­ma­tio­nen von Ihnen brau­chen, um die­se Zuord­nung durch­zu­füh­ren; in die­sem Fall wer­den wir Ihnen das mit­tei­len und die Aus­kunft ertei­len, sobald Sie uns die­se Infor­ma­tio­nen zum Zweck der Zuord­nung im Rah­men der Aus­kunfts­er­tei­lung über­las­sen haben. Wen­den Sie sich bei Bedarf ger­ne an uns (für Kon­takt­mög­lich­kei­ten sie­he Impres­sum).

Ver­ar­bei­te ich Ihre Daten auf Basis einer Inter­es­sens­ab­wä­gung, dür­fen Sie der Ver­ar­bei­tung aus Grün­den, die sich aus ihrer beson­de­ren Situa­ti­on erge­ben, wider­spre­chen.

Sie haben fer­ner gesetz­lich das Recht, eine zustän­di­ge Daten­schutz­auf­sichts­be­hör­de ein­zu­schal­ten.

Erfass­te Daten und Umgang mit ihnen

 

  • Auf­trags- und Man­dats­da­ten inklu­si­ve der ent­spre­chen­den Kor­re­spon­denz
    Ver­ar­bei­te­te Daten:

    Hier sind zwei Berei­che zu unter­schei­den:
  1. Man­dats-Stamm­da­ten

Hier erfas­se und ver­ar­bei­te ich ins­be­son­de­re Ihre per­sön­li­chen Kon­takt­da­ten und Daten zu Ihrem Unter­neh­men, soweit erfor­der­lich auch Kon­takt­da­ten Ihrer Kol­le­gen und ggf. der ande­ren Partei(en). Eben­so ist natür­lich das The­ma des Man­dats Teil der Stamm­da­ten, wenn­gleich es nicht immer per­so­nen­be­zo­gen ist.

  1. Inhal­te des Man­dats
    Ich spei­che­re und ver­ar­bei­te Daten zu Ihrem Man­dat, die häu­fig auch per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ent­hal­ten. Hier­un­ter fal­len alle Daten, die im Lauf des Man­dats anfal­len. In der Regel stel­len Sie mir die­se Daten zur Ver­fü­gung, es kann jedoch auch sein, dass sie ander­wei­tig im Rah­men des Man­da­tes auf­ge­grif­fen wer­den, etwa auf Basis öffent­lich ver­füg­ba­rer Quel­len oder durch Über­las­sung durch die Gegen­sei­te. Die Ver­ar­bei­tung erfolgt in dem Maß, wie es für das Man­dat sinn­vol­ler­wei­se not­wen­dig ist. In der Regel erfolgt die Ver­ar­bei­tung nicht spe­zi­fisch in Hin­blick auf per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten.

Zweck die­ser Daten­ver­ar­bei­tung ist die effek­ti­ve Umset­zung Ihrer Bera­tung und Ver­tre­tung und umfasst etwa Ihre Iden­ti­fi­ka­ti­on als Man­dat, Kon­takt mit Ihnen, die Abrech­nung der erbrach­ten Leis­tun­gen sowie die Abwick­lung von Ansprü­chen zwi­schen Ihnen (bzw. Ihrem Unter­neh­men) und uns.

 

Rechts­grund­la­ge für die Ver­ar­bei­tung ist der Man­dats­ver­trag soweit es sich um Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten han­delt, ansons­ten Ihr berech­tig­tes Inter­es­se (bzw. das ihres Unter­neh­mens) an der Ver­füg­bar­keit und Durch­füh­rung einer effek­ti­ven Rechts­be­ra­tung. Auch nach Abschluss des Man­dats muss ich die Daten zur Erfül­lung gesetz­li­cher Ver­pflich­tun­gen wei­ter spei­chern (sie­he dazu Spei­cher­dau­er).

 

Spei­cher­dau­er: Die gesetz­li­che Auf­be­wah­rungs­pflicht für Anwäl­te besteht für 6 Jah­re nach Ablauf des Kalen­der­jah­res, in dem das Man­dat been­det wur­de; danach spei­che­re ich, soweit ich auf­grund von steu­er- und han­dels­recht­li­chen Auf­be­wah­rungs- und Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer län­ge­ren Spei­che­rung ver­pflich­tet sind, ansons­ten lösche ich die Daten.

  • Adress­buch
    Ich spei­che­re Ihre Kon­takt­da­ten und unter Umstän­den Noti­zen, die mir eine Erin­ne­rung an unse­re Kon­takt­auf­nah­me und unse­ren Aus­tausch erleich­tern, in mei­nem Adress­buch.Zweck der Daten­ver­ar­bei­tung ist die Erleich­te­rung unse­rer Kom­mu­ni­ka­ti­on und die Zuord­nung von Kom­mu­ni­ka­ti­on zu Ihnen.

Rechts­grund­la­ge für die Ver­ar­bei­tung: Ich ver­ar­bei­te die­se Daten wäh­rend der Man­dats­lauf­zeit auf zur Ver­trags­er­fül­lung zum Zweck mei­ner Bera­tungs- und Ver­tre­tungs­leis­tun­gen, mit Abschluss des Man­dats auf Basis des berech­tig­ten Inter­es­ses, das dar­in liegt, mei­ne Kon­tak­te zuord­nen zu kön­nen, Sie als Geschäfts­part­ner errei­chen zu kön­nen und auch bestehen­de Kor­re­spon­denz Ihnen zuord­nen zu kön­nen.

Spei­cher­dau­er: Die Daten in mei­nem Adress­buch spei­che­re, bis ich fest­stel­le, dass kein Bedarf mehr an der Spei­che­rung besteht, oder Sie mich bit­ten, sie zu löschen.

 

  • CRM (Custo­mer Rela­ti­ons­hip Manage­ment-Sys­tem)
    Ich pla­ne den Ein­satz eines CRM-Sys­tems, in dem ich die Kon­tak­te mit Kunden/Mandanten pfle­ge. Ein sol­ches Sys­tem erfasst in der Regel sowohl die Stamm­da­ten zu Kun­den und Per­so­nen als auch die ver­triebs­be­zo­ge­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on, ihre Zeit­punk­te und Umstän­de.Zweck die­ser Daten­ver­ar­bei­tung ist es, den Kon­takt mit Ihnen dahin­ge­hend zu opti­mie­ren, dass ich Sie genau dann kon­tak­tie­re, wenn dies für unse­re Zusam­men­ar­beit sinn­voll ist oder ich Ihnen etwa rele­van­te Infor­ma­tio­nen zukom­men las­sen kann.Rechts­grund­la­ge für die Ver­ar­bei­tung ist mein berech­tig­tes Inter­es­se dar­an, die Kun­den­be­zie­hung in Hin­blick auf die Kom­mu­ni­ka­ti­on zu opti­mie­ren sowie mir einen umfas­sen­den Über­blick über die Geschäfts­ent­wick­lung zu ver­schaf­fen.Spei­cher­dau­er: Nach­dem ich noch kei­ne Erfah­rung mit sol­chen Sys­te­men und ins­be­son­de­re der Aus­sa­ge­kraft der Daten habe, kann ich die Spei­cher­dau­er nicht exakt fest­hal­ten. Ich wer­de die Daten löschen, sobald Sie dem Zweck nicht mehr dien­lich sind und gehe der­zeit davon aus, dass dies in der Regel drei Jah­re nach dem letz­ten Kon­takt sein wird.

 

  • Aus­wer­tun­gen
    Ich pla­ne Aus­wer­tun­gen zum Geschäft und Ana­ly­sen zur Man­dats­be­ar­bei­tung zu erstel­len. Dar­in kön­nen die vor­ge­nann­ten Daten auf­ge­grif­fen wer­den, wobei ich soweit sinn­voll mög­lich auf per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­zich­ten möch­te.Zweck die­ser Ver­ar­bei­tung ist es Kenn­zah­len zu mei­nem Geschäft zu ent­wi­ckeln und ihre Ent­wick­lung nach zu ver­fol­gen.Rechts­grund­la­ge für die Ver­ar­bei­tung ist mein berech­tig­tes Inter­es­se an der Opti­mie­rung mei­nes Geschäfts.

 

Spei­cher­dau­er: Die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten lösche ich nach maxi­mal einem Jahr, behal­te mir jedoch vor, die Aus­wer­tun­gen anony­mi­siert län­ger­fris­tig fort­zu­schrei­ben.

  • Daten­si­che­rung
    Auch in Ihrem Inter­es­se füh­re ich regel­mä­ßig Daten­si­che­run­gen durch. Die­se erfol­gen auf einen Daten­trä­ger, der mit einem nur mir bekann­ten Kenn­wort nach aktu­el­lem Stand ver­schlüs­selt ist. Die Daten­si­che­rung umfasst jeweils die zu die­sem Stand vor­han­de­nen Daten. Daten aus der Daten­si­che­rung wer­den nur zur Wider­her­stel­lung des ord­nungs­ge­mä­ßen Zustan­des ver­wen­det; ande­re Ver­ar­bei­tun­gen unter­lie­gen den ande­ren Beschrei­bun­gen.

Zweck der Daten­ver­ar­bei­tung ist es, die Inte­gri­tät und Ver­füg­bar­keit der Daten sicher­zu­stel­len.

 

Rechts­grund­la­ge für die Ver­ar­bei­tung ist mein berech­tig­tes Inter­es­se an der Auf­recht­erhal­tung eines sta­bi­len Betriebs und Absi­che­rung mei­ner IT-Sys­te­me, kon­kret das in der Sicher­stel­lung mei­ner Arbeits­fä­hig­keit sowie dem Schutz vor Ver­lust der Akten­da­ten liegt durch die Mög­lich­keit zur Wie­der­her­stel­lung von Daten im Scha­dens­fall.

Spei­cher­dau­er: Die Daten­spei­che­rung erfolgt im Rota­ti­ons­ver­fah­ren, d.h. sobald der Spei­cher sich zum Ende neigt wer­den die ältes­ten Daten gelöscht. Eine kon­kre­te Fest­stel­lung der Spei­cher­dau­er ist mir somit nicht mög­lich; ich stre­be an, die Daten für eine über­schau­ba­re Anzahl Jah­re (Ide­al­vor­stel­lung: 5 Jah­re) vor­zu­hal­ten. Die Gesamt­spei­cher­dau­er kann sich dabei auf einen län­ge­ren Zeit­raum bezie­hen, da die eine zu einem Zeit­punkt aktu­el­le Daten­si­che­rung auch Daten umfas­sen kann, die kurz vor der Löschung ste­hen. In die­sem Fall ergibt sich die Gesamt­spei­cher­dau­er aus der bis­he­ri­gen Spei­cher­dau­er zuzüg­lich der Spei­cher­dau­er der Daten­si­che­rung.

 

  • Soci­al Media – inkl. Ver­bin­dung („Freundschaft/Kontaktanfrage“)
    Ich bin in meh­re­ren, auch beruf­li­chen Soci­al Media-Netz­wer­ken regis­triert und wir kön­nen, müs­sen uns jedoch nicht ver­bin­den. Die­se Ent­schei­dung über­las­se ich Ihnen. Ver­bin­den wir uns und Sie schal­ten mir Ihre Kon­takt­da­ten frei, über­neh­me ich die­se zum Zwe­cke des ein­fa­che­ren Zugriffs in häu­fig mein Adress­buch.
    Sie sind jeder­zeit frei, die Ver­bin­dung mit mir im sozia­len Netz zu been­den, in dem Fall endet die­se Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­keit; eine Löschung der Daten im Adress­buch füh­re ich auf Ihre Bit­te hin natür­lich auch durch, soweit Sie nicht dar­um bit­ten ver­ar­bei­te ich die Daten wie im Abschnitt „Adress­buch“ beschrie­ben.


Zweck der Daten­ver­ar­bei­tung
ist die Nut­zung des Sozia­len Net­zes.

 

Rechts­grund­la­ge für die Ver­ar­bei­tung ist mein berech­tig­tes Inter­es­se der Nut­zung des sozia­len Net­zes zu Zwe­cken der Kon­takt­pfle­ge und des Infor­ma­ti­ons­aus­tauschs.

Spei­cher­dau­er: Die Ver­ar­bei­tung erfolgt bis zur Löschung eines unse­rer Benut­zer­kon­ten (mei­nes oder auch Ihres) bzw. der Auf­lö­sung unse­rer Ver­knüp­fung im kon­kre­ten sozia­len Netz.

Wich­ti­ger Hin­weis: Zum eige­nen Schutz Ihrer Infor­ma­tio­nen, ins­be­son­de­re ver­trau­li­cher Inhal­te, bit­te ich Sie ein­dring­lich, mir kei­ne Anfra­gen und Infor­ma­tio­nen zu Man­da­ten über Soci­al Media zukom­men zu las­sen. Wir haben dort bei­der­seits kei­ner­lei Ein­fluss­mög­lich­keit auf Absi­che­rung, Ver­schlüs­se­lung und ande­re daten­schutz­re­le­van­te The­men.

 

Wei­ter­ga­be an Drit­te

  • Buch­hal­tungs- und Rech­nungs­da­ten
    Ich las­se mei­ne Buch­hal­tung durch mei­ne Steu­er­be­ra­ter erle­di­gen und über­las­se ihnen zu die­sem Zweck auch Unter­la­gen mit per­sön­li­chen Daten. Die Wei­ter­ga­be erfolgt auf Basis des berech­tig­ten Inter­es­ses an der ord­nungs­ge­mä­ßen und geset­zes­kon­for­men Umset­zung von Buch­hal­tung und Steu­er­erklä­rung.

 

  • Soci­al Media – Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Drit­ten
    Hier agie­re ich im Rah­men der Neti­quet­te für das jewei­li­ge Medi­um. Bei­spiels­wei­se kann ich Ihre öffent­li­chen Posts wei­ter­ver­brei­ten und Sie mit ande­ren Teil­neh­mern des Net­zes ver­bin­den, soweit ich das für in Ihrem Inter­es­se lie­gend hal­te. Natür­lich mache ich dies nicht, wenn ich deut­li­che Anhalts­punk­te habe, dass Sie dies nicht wün­schen – etwa weil Sie es mir mit­tei­len.
    Rein zur Klar­stel­lung: Vor­ste­hend geht es um eine Vor­stel­lung zwei­er Per­so­nen sowie öffent­li­che Infor­ma­tio­nen. Man­dats­da­ten sind damit selbst­ver­ständ­lich nicht gemeint.

 

Zweck der Daten­ver­ar­bei­tung ist in die­sem Fall die effek­ti­ve Nut­zung des sozia­len Medi­ums.

Rechts­grund­la­ge ist mein berech­tig­tes Inter­es­se an der Nut­zung die­ser Netz­wer­ke in der dort vor­ge­se­he­nen Form.

 

  • Inter­net-Kom­mu­ni­ka­ti­on
    Die Inter­net­kom­mu­ni­ka­ti­on erfolgt natur­ge­mäß über Dienst­leis­ter; mei­ne Web­sei­te und Email­sys­te­me sind bei dem Unter­neh­men net­cup GmbH aus Karls­ru­he gehos­tet, die Pfle­ge über­neh­me ich teils selbst, teils über­nimmt sie net­cup.

 

Aktua­li­sie­rung die­ser Infor­ma­ti­on

Ich wer­de die­se Infor­ma­tio­nen von Zeit zu Zeit aktua­li­sie­ren, etwa wenn ich neue Daten­ver­ar­bei­tungs­ver­fah­ren ein­füh­re. Sie kön­nen mich natür­lich zusätz­lich zu Ihren Betrof­fe­nen­rech­ten (sie­he oben) jeder­zeit um die aktu­el­le Fas­sung bit­ten, eben­so wer­de ich mich bemü­hen, Sie bei wesent­li­chen Ände­run­gen aktiv zu infor­mie­ren.
Sie wer­den die jeweils aktu­el­le Fas­sung ab der ers­ten Über­ar­bei­tung auch hier fin­den: https://​cevc​-con​sul​ting​.com/​d​e​/​d​a​t​e​n​s​c​h​u​t​z​-​k​a​n​z​l​ei/.